電子文件的應用給當代人的學習、工作、生活帶來巨大便利，對社會發(fā)展產(chǎn)生深遠影響，以至于人們較少考慮電子文件給人類帶來的風險。其實由數(shù)字化派生出電子文件的一系列特點，如信息存儲的密集性，載體的不確定性，信息結(jié)構(gòu)的二重性，對信息技術(shù)的依賴性，內(nèi)容的易改性等，都是一把把“雙刃劍”：

一方面，它給信息的存儲、處理、傳播、利用帶來質(zhì)的飛躍，使電子文件倍受人們青睞。如在我國的抗震救災斗爭中，各種媒體通過大量的數(shù)碼照片和影視片，在第一時間傳遞了災情和救災的英勇事跡，使廣大群眾對抗震救災斗爭產(chǎn)生強烈的視覺和心靈上的震撼，其影響力是過去文字描述和信息傳遞方式所無法比擬的。

另一方面，電子文件在真實、完整、有效、安全等方面正面臨嚴重的威脅，特別是它的“原始憑證性”正遭遇前所未有的挑戰(zhàn)。管理電子文件遠比管理紙質(zhì)文件來得復雜，并且充滿風險。如2007年11月22日《解放日報》報道：“英國皇家稅務(wù)及海關(guān)總署工作人員在郵寄過程中丟失兩張重要數(shù)據(jù)光盤，其中包括約2500萬人的個人資料和銀行信息。這意味著英國6000萬人口中，有近一半人面臨受欺詐的危險。” 該消息一經(jīng)公布，英國政界及民眾對此表示不解和憤怒。為此，英國皇家海關(guān)及稅務(wù)總署署長保羅·格雷宣布引咎辭職，首相布朗也為事件公開道歉。英銀行系統(tǒng)立即提高了警戒級別，防止相關(guān)數(shù)據(jù)遭竊取。一個普通工作人員的小小疏忽能給社會帶來如此巨大的風險，從某種角度上說這就是數(shù)字化惹的禍。

全面地認識電子文件的特點，有利于在管理和使用電子文件時從實際出發(fā)，盡量趨利避害，即最大限度地發(fā)揮其優(yōu)勢，規(guī)避其風險，使電子文件真正承擔起社會記憶的歷史使命。

如今社會中，各行各業(yè)都開不開電子信息技術(shù)，紙質(zhì)記錄管理漸漸被取而代之，電子信息檔案管理，隨之因運而生。電子檔案信息的安全是指保護該檔案、保護該檔案的核心內(nèi)容、數(shù)據(jù)文件，不受到破環(huán)、丟失和竊取。與傳統(tǒng)紙質(zhì)記錄比較，電子信息檔案管理顯得更加方便。但是在帶來巨大快捷的同時，電子信息檔案管理也存在著很大的風險隱患。

電子信息檔案管理中存在的風險

可是就我國目前來說，電子檔案系統(tǒng)的構(gòu)建才剛剛開始屬于萌芽階段，自身存在著很多缺陷，電子信息檔案管理的風險重在于對其的預防措施太單薄，很難去規(guī)避風險，不知道該如何加強信息保護，問題往往出現(xiàn)在電子信息管理人員缺乏科學技術(shù)，該管理人員對于電子信息的保護意識不夠清晰，沒有加大管理力度。管理中缺乏信息反饋。電子檔案信息的風險主要來源于網(wǎng)絡(luò)黑客或其它網(wǎng)絡(luò)病毒，一旦受到攻擊和傳染，那么電子檔案信息的安全將無從談起，這種風險無法得到及時有效的信息反饋，導致就算經(jīng)歷了惡意網(wǎng)絡(luò)攻擊傳染后，也并沒有及時加強管理補救措施，并未對電子信息檔案系統(tǒng)定期及時更新升級，導致系統(tǒng)老化，容易被襲擊。在傳統(tǒng)的管理方式落后的狀態(tài)下，新的管理模式仍然還尚未研究、補救、總結(jié)、反饋，使得風險系數(shù)大大提升。未及時緩解突然風險。在電子信息檔案的管理中會存在很多方面的因素，導致原本簡單的風險防御系統(tǒng)失效，電子信息檔案的管理本身就自帶不安全性，而在面臨突然情況時，如果稍有疏忽那簡單的防御就會徹底崩盤，許多企業(yè)在選擇了電子信息檔案管理的同時，也做好了風險轉(zhuǎn)移的準備，而往往也有大多數(shù)企業(yè)管理人員未能及時采取措施，未能及時發(fā)現(xiàn)風險、未能解決風險