1、清楚地述會(huì)議的目標(biāo)。

2、準(zhǔn)備與分配會(huì)議議程與主題。

3、確定與會(huì)者名單(尤其是團(tuán)隊(duì)以外的成員)。

4、通知并再次提醒與會(huì)者，使其明曉會(huì)議的目的、時(shí)間、地點(diǎn)。

5、準(zhǔn)備會(huì)議使用的場(chǎng)所以及必備的器材與文具。

6、建立或確認(rèn)開(kāi)會(huì)時(shí)共識(shí)或守則。例如：會(huì)議準(zhǔn)時(shí)開(kāi)始，不準(zhǔn)任何人遲到，別人在說(shuō)話時(shí)不能打忿以及與會(huì)前需作準(zhǔn)備等。

7、確實(shí)使議題都被處理，處理的方式是作成決議，延到下次再議或取消該議題。

8、記錄重要的觀點(diǎn)或決定，成員所被分派的任務(wù)。

9、記錄非議程中所列項(xiàng)目以便下次討論。

10、記錄會(huì)議使用的時(shí)間、討論的主題、完成的項(xiàng)目、作成的決定、與會(huì)者的姓名。